Правя пари

10 начина да избегнете неудобните грешки в имейлите си

Били ли сте някога да напишете имейл, да кликнете върху изпратите и след това да намерите неудобна грешка? Често не виждате тази грешна дума или нечувствително изречение, докато не стане твърде късно, нали?

Аз съм професионален редактор и коректор, така че професионалната ми кореспонденция се поддържа по-висок стандарт. Дори когато кореспонденцията е лична, все още е важно за всички нас да помним колко лесно е получателят да разбере погрешно имейл, който не е ясен и кратък.

Бих искал да споделя няколко трикове, които научих, че може да ви предпази от това да направите тези смущаващи гафове на първо място.

Съставя се в режим на чернова

Ако случайно кликнете върху "изпрати" преди да приключите да пишете, не е твърде ужасно, когато изпращате кратка бележка до приятел. Въпреки това, това може да бъде доста неудобно, когато съставяте бизнес писмо или друга важна кореспонденция. Повярвай ми - научих се по трудния начин.

Един от начините да избегнете изпращането на недовършен имейл е като оставяте полето "до" празно до след завършваш съставянето на съобщението си. Друга добра идея е изготвянето на имейли в текстообработващата програма и след това използването на функцията за копиране / поставяне, за да вмъкнете съобщението за грешка в тялото на електронната поща, когато сте готови.

Ако просто трябва да съставите отговор на имейл в режим "отговор", най-малкото премахнете всички адреси от полето "до", докато не сте сигурни, че вашето съобщение е без грешки.

Винаги проверявайте съобщението си

Често пишете бързо и композираме, докато вървим. Отделете още минута, за да препрочетете това, което сте въвели, преди да изпратите кореспонденцията по пътя си.

Повечето от нас са получатели на съобщения, изпратени по телефона или таблет, които нямат смисъл благодарение на автокоригирането, гласовете в текста или проверката на правописа. Един прост пример е "Не забравяйте да донесете ракетата си", когато имате предвид "ракета".

Отнемането на минута, за да прегледате съобщението, може действително да спести време, като избягва няколко съобщения за изясняване назад и назад.

Погледнете внимателно за използването на неправилното слово

Хомофони са думи, които звучат еднакво, но са изписани по различен начин - като тук / чуете, на / две / и допълват / комплименти. Това са някои от най-честите грешки, които виждам в имейлите и други писания.

Автокорекцията обикновено няма да ви помогне с хомофони, защото всички те са истински думи и са маркирани само когато са използвани неправилно. Тези грешки се правят лесно, но също така лесно се избягват.

Ако не сте абсолютно сигурни, че използвате правилната дума, вземете малко и потърсете значението й. Сблъсквам се всеки път, когато коригирам собствените си имейли и откривам, че използвах "ти си", когато имах предвид "твоя".

Проверете силно

Гласът на всяка дума, дори ако само шепнеш за себе си. Четенето на глас (не е "позволено", вижте # 3) ще ви помогне да намерите грешки, както и изречения, които може да не са смислени.

Проверявайте отново след извършване на всякакви промени

Получавали ли сте някога имейл, който завършва с "Благодаря ви" вместо "Благодаря"? Писателят вероятно е решил, че "Благодаря" е твърде неформално, добавя "вас" и след това забравих да променя първата дума.

Не мога да ви кажа колко пъти съм написал "Благодаря", защото пръстите ми летят през клавиатурата. Понякога забравят да чакат мозъка ми да се изравнят и автоматично добавят това "r".

Двойна Проверете името на получателя

Моето първо име, Candace, не е особено необичайно, но има няколко алтернативни начина да го кажа. Въпреки че използвам имейл подпис за цялата моя професионална кореспонденция, все още получавам имейли с отговори, които започват с "Уважаеми Кандис" или "Скъпа Candance".

Трябва да ги аплодирам за следващия Съвет # 1, но само една бърза проверка ще им каже, че също имат летящи пръсти. Преди да изпратите имейл, проверете правописа на името на получателя, за да не се обърнете към Кристина като Кристиана или Кристин или Кристина.

Не по невнимание излагайте имейл адреса на някого

Получили ли сте някога имейл, адресиран до десетки хора, които не знаете? Как смятате, че вашият имейл адрес е достъпен за всички в този списък?

Има едно просто решение, за да се уверите, че не сте този, който споделя всички тези имейл адреси: използвайте опцията "bcc". Когато изпращам една и съща информация на няколко клиента, аз го адресирам като основен получател, а след това и на всички останали.

По този начин само моят имейл адрес е видим за всички адресати - никой не знае кои са другите хора или колко души съм изпратил имейла до и че личността на всеки е защитена.

Потвърдете всички имена в списъците с групи

Използването на списъци за изпращане по имейл на една и съща група хора е чудесен времеви ресурс. Ако обаче клубът ви за книги планира изненадваща рождена дата за един от членовете и тя е в този списък, тя няма да бъде много изненадана!

Уверете се, че не изпращате съобщението си на хора, които не трябва да го виждат, и също така да сте сигурни, че всички, които трябва да са в този списък, да са включени. На свързана бележка проверете дали не отговаряте само на един човек, ако искате да отговорите на групата или обратно.

Изпратете тестов имейл

Ако изпращате важен имейл, помислете дали да го изпратите първо като тест. Ако сте направили някоя от грешките, които сме обсъждали, е по-вероятно да ги видите, когато ги гледате във формата, който получателят получава.

Ако сте отправили вашето послание към Джон Смит, но поздравлението ви е "Добре дошли у дома, Мери!", Вероятно ще го хванете, когато го прочетете от гледна точка на получателя. За да добавите друг слой уверение, го отпечатайте и го прочетете на глас.

Включете прикачени файлове, преди да започнете да пишете имейл

Лесно е да забравите приказките в желанието си да накарате да изпратите писмото си за коректна корекция.Този съвет е временен, защото няма да трябва да проследявате с извинителен имейл, когато осъзнаете, че сте забравили привързаността в първоначалната кореспонденция.

Ето моето изповед: Трябваше да пиша тези извинения повече от няколко пъти. Това е наистина неудобно.

Какви съвети можете да споделите, за да избегнете неудобните имейли за измами? Споделете вашите имейл истории в коментарите!

Кандис Джонсън е професионален редактор на свободна практика, коректор, писател и писател треньор по фикция и литература. Работи с традиционни издатели, автори, автори и независими книгопарти. Като редакционен специалист, Candace е страст да предлага на своите клиенти възможността да завладеят работата си на следващото ниво. Научете повече на нейния уебсайт, Change It Up Editing.com и я следвайте във Facebook, Twitter и LinkedIn.

Schau das Video: Erstes Datum - Top 10 Fehler